録音の同意キット（病院名入りで印刷）
飼い主さまへの説明に使う掲示・診察室カード・声かけの文例です。病院名を入れると、下の3枚に入ります。 音声の保存日数は、VKAの設定どおり「3日」で入っています。「この1枚を印刷」から、PDFに保存することもできます。
掲示や声かけの運用は、各病院のご判断でお使いください。文面を変えたいときは、掲示のWord版を編集してお使いいただけます。
① 院内掲示（待合・診察室に貼る）
診察の記録のつくりかたについて
飼い主のみなさまへ
当院では、診察のときのお話を録音し、診療記録（カルテ）をつくるために使っています。録音した音声から文章に起こす作業と、記録の下書きをつくる作業には、AIを使っています。
なぜ録音するのか
- ・お話しいただいた内容を、正確に記録に残すためです。
- ・書きとることに気を取られず、動物と飼い主さまに向き合うためです。
- ・あとから経過を見返すときに、聞き違いや書き洩らしを防げます。
録音していることが分かるように
- ・録音中は、診察台のそばの表示が「録音中」になります。
- ・録音は獣医師が手で始め、手で止めます。診察室に入っただけで録音が始まることはありません。
AIの使いかたについて
- ・AIが使われるのは、音声を文章に起こすところと、記録の下書きをつくるところだけです。
- ・診断や治療の判断をAIがすることはありません。
- ・AIがつくった下書きは、そのまま記録にはなりません。獣医師が内容を確かめ、直したうえでカルテにしています。
- ・記録の内容について責任を負うのは、AIではなく担当した獣医師です。
録音したものの扱い
- ・診療記録をつくるためだけに使います。
- ・音声は3日で自動的に消えます。
- ・第三者に渡すことはありません。
- ・記録づくりには「Vet Karte AI」（プラシア合同会社）を使っています。文章に起こす作業と下書きをつくる作業では、同社が利用する外部のAIサービス（米国 Google 社、米国 OpenAI 社）を使います。お預かりした内容が、AIの学習に使われることはありません。
学会発表や研究への利用について
- ・録音や診療記録を、学会発表・論文・研究に使うことはありません。
- ・そうした利用をお願いしたい場合は、そのつど別の用紙でご説明し、ご同意をいただいてから行います。
録音してほしくないときは
遠慮なくスタッフにお申し出ください。すぐに止めます。お申し出をいただいたことで、診察の内容や順番が変わることはありません。お申し出はカルテに「録音なし」と記録し、次回以降も録音しません。
ご不明な点は、スタッフまたは獣医師までお尋ねください。
＿＿＿＿＿＿＿＿動物病院
② 診察室カード（切って二つ折り・表と裏）
● 録音中
診療記録をつくるために録音しています。
ご希望があれば、すぐに止めます。
＿＿＿＿＿＿＿＿動物病院
録音していません
＿＿＿＿＿＿＿＿動物病院
● 録音中
診療記録をつくるために録音しています。
ご希望があれば、すぐに止めます。
＿＿＿＿＿＿＿＿動物病院
録音していません
＿＿＿＿＿＿＿＿動物病院
1枚で2組できます。外枠で切り、点線で山折りにすると、診察台に立てられます。
③ 声かけの文例と問診票に足す一行（スタッフ用）
録音の同意 声かけの例と問診票の一行
＿＿＿＿＿＿＿＿動物病院（スタッフ用）
1. 診察のはじめの一言
- ・初診：「カルテを正確に書くために、診察のお話を録音しています。音声は3日で消えます。よろしいですか？」
- ・再診：「今日も記録のために録音しますね」（一言で足ります）
- ・迷っている飼い主さま：「録音しなくても診察は同じです。今日はなしにしますか？」→ なしにしたら、その場でカルテに「録音なし」と記録します。理由は聞きません。
- ・電話やLINEで先に聞かれたとき：「当日おっしゃっていただければ録音しません」
2. 問診票（初診）に足す一行
□ 診療記録の作成のため、診察中の会話を録音することに同意します（音声は3日で自動削除・詳細は院内掲示）
□ 録音は希望しません
※どちらにも印がなくても診察は行います。空欄のときは、院内掲示による包括の通知に基づいて録音する、と院内の規程に書いておきます。
3. 3層で残す
- ・① 掲示：何を録音し、何に使い、何日で消えるかを、いつでも読める場所に置く
- ・② 診察のはじめの一言：毎回。上の文例で足ります
- ・③ カルテの記録：「録音なし」と申し出があった飼い主さまは、カルテに記録して次回以降も録音しない
4. 断られたとき
- ・すぐ止める。診察の内容や順番は変えない
- ・カルテに「録音なし」と記録し、次回以降も録音しない
- ・事後口述（診察後に要点を口述する使い方）なら、飼い主さまの声は入りません